٦ فوائد جوهرية للتكنولوجيا في العمل الإداري

قبل أن نتطرق إلى أهمية التكنولوجيا ودورها في العمل الإداري. دعونا أولاً نستذكر معنى التكنولوجيا لغوياً، فالتكنولوجيا هي كلمة أعجمية ذات أصل يوناني. وتتكوّن من مقطعين، كلمة تكنو والتي تعني حرفة أو مهارة أو فن، وكلمة لوجي التي تعني علم أو دراسة. ليصاغ الكل في كلمة تكنولوجيا بمعنى علم التّطبيق؛ وقد أورد الكثير من العلماء تعريفات أخرى عديدة للكلمة.

تعريف التكنولوجيا

تعرف التكنولوجيا بأنها مجموع التقنيات والمهارات والأساليب الفنية والعمليات المستخدمة في إنتاج البضائع أو الخدمات أو في تحقيق الأهداف، مثل البحث العلمي. يمكن أن تكون التكنولوجيا هي المعرفة بالتقنيات والعمليات وما شابه ذلك. أو يمكن تضمينها في الآلات للسماح بالتشغيل دون معرفة تفصيلية لأعمالها. يُشار إلى الأنظمة (مثل الآلات) التي تطبق التكنولوجيا عن طريق أخذ مدخلات وتغييرها وفقًا لاستخدام النظام، ثم إنتاج نتيجة، على أنها أنظمة تقنية أو أنظمة تكنولوجية.

التكنولوجيا هي عنصر ذو ثالث أبعاد :

• البعد الفني : وهو متمثل في العلم والمعرفة المتاحة.
• البعد التنظيمي: والمتمثل في توفير كافة احتياجات المجتمع من سلع وخدمات، كما تساعد الإنسان على التغلب على المشاكل والصعوبات التي تواجهه. 
• البعد التطبيقي : والمتمثل في قدرة الانسان على الاستفادة من المعرفة المتاحة، وهي تتسم بالديناميكية والتطور المستمر.

ففي عصرنا الحالي تعد التكنولوجيا العنصر الأهم في جميع المجالات. خصوصًا إن التقنيات الحالية متعددة وكل منها يلائم غرضاً معيناً ، فوسائل الاتصال مثلا (الهاتف ، الفاكس، الإنترنت …..) لم تجعل شيئًا بعيدًا وأصبح متعارفاً على مصطلح أن العالم كقرية صغيرة وهو بالفعل كذلك. التكنولوجيا لها دور أساسي ومؤثر على جميع الأصعدة حتى أضفت على الحياة بمستوياتها معنى أكثر دقة وجعلت للعالم مدى أسرع مما كان عليه سابقاً. كما قلبت كفة العالم خاصة في الجانب العملي للمؤسسات والشركات.

فتم إدخالها في أكثر المجالات حساسية حتى أصبحت المحرك المهم لريادة الأعمال. ففي زمننا منحت التكنولوجيا لمختلف المهام انسيابيه وجعلت للتعقيدات منفذ أسهل بشكل أكبر وجعلت من اتقان العمل ميزة. كما حلّت في كثير من المجالات بدلاً من العنصر البشري. خاصة في الأمور التي تتطلب اتخاذ قرارات مهمة مع نجاح عامل الوقت في إفساح المجال لمهام أكبر وأوسع.

أهمية التكنولوجيا في العمل الإداري

أولاً: توفير الوقت

تساعد التكنولوجيا على إدارة عنصر الوقت. فبدلاً من الساعات الطويلة التي يبذلها الموظف في البحث عن اسم ما أو عن رقم وما شابه، تستغرق الحواسيب ثوان قليلة فتظهر النتيجة المرادة في وقت سريع وبنتيجة مبهرة.

إن هذه التقنيات والوسائل عامل هام ومساعد جداً في إدارة وترشيد واختزال الوقت. وإذا أحسن استغلالها، فهي كأي شيء يمكن أن تكون سلاح ذو حدين. في الوقت التي تكون فيه عاملاً يساعدنا على إنجاز أعمالنا بسرعة، يمكن أن تكون مضيعة كبيرة للوقت. لذا يجب أن نتعلم أن نوظف كل ميزة في الجانب المناسب.

ثانيًا: إنتاج أكبر

عند أخذ عامل الجهد في عين الاعتبار، نجد أن توفير الوقت يوفر لنا مجال زمني أكبر لمضاعفة الإنتاج في العمل. وهذا يعزز من القدرة الإنتاجية بشكل متسق ومنتظم. كما يمكن أيضاً زيادة المعاملات والأوراق المنجزة حتى لو بقي الدور الورقي للمعاملات عاملاً رغم أنني لا أتفق مع البعض في إبقاء الورق كوسيلة للعمل .

ثالثًا: توفير المال

إن الاهتمام بمستويات الدخل وسبل كسب الرزق عامل إداري مهم لا يمكن إغفاله عند الحديث عن الإدارة والتكنولوجيا فالآلات حلت محل العديد من الوظائف والعنصر البشري في كثير من المهام. فبدلاً من تعيين ثلاثة إلى خمسة موظفين لنفس المهمة، لن نحتاج إلى ذلك بوجود البرامج والآلات التي تخفف عبيء التوظيف و دفع الرواتب وحتى في سرعة الانجاز والدوام الإضافي للعاملين.  

ولكن من الجدير بالذكر أنه يمكن الاستفادة منهم في قسم آخر لا يمكن للآلة العمل به. وبذلك نضع كل شخص في مكانه الصحيح مع تخفيف العبء المالي على الشركة.

رابعًا: إدارة المخاطر

تمثل إدارة المخاطر مجموع الوسائل والتقنيات التي يتم اللجوء إليها من أجل تخفيض تأثير الخطر والتحكم به في مستوى معيّن. فليست هناك إدارة قادرة على تصفير المخاطر والقضاء عليها نهائياً، بل إجراءات وتدابير تسعى لاحتوائها والتمكن من التغلب عليها بما يؤمّن:

• اتخاذ القرار
• المحافظة على قيمة المؤسسة
• ضمان قيادة سليمة للشركة
• توجيه مواردها ورأسمالها البشري نحو رؤية موحّدة عبر استباق آفاق المستقبل.

خامسًا: توفير الموارد

الموارد البشرية دائمًا ما ترتبط بالعنصر البشري بشكل رئيسي. الأمر من الخارج يبدو منطقي.. عمل يختص بالبشر، يعمل على رفعتهم، رضاهم الوظيفي، تطورهم الحياتي، إنتاجياتهم المهنية، أمر منطقي أن تتم إدارته من قبل البشر. إلا أن الأمر تطور مع الزمن عندما دخلت عليه التكنولوجيا مثلما فعلت مع جميع مجالات الحياة.

لم تتدخل لتحل مكان البشر بل لتنقذ وقتهم الثمين، وقت من الأفضل استثماره في خلق هوية للشركة، تطوير ثقافتها ، وقت من الأفضل استثماره في التواصل الفعال مع الموظفين، وخلق بيئة عمل داعمة لهم. وقت من الأفضل استثماره في تطوير نشاطات اجتماعية وثقافية وعلمية تٌثري تجربة الموظفين مهنيًا، وتعود بعائد تقني ومادي على الشركة.

هنا يجب الوقوف قليلًا على وقت أعضاء قسم الموارد البشرية، فتكنولوجيا الموارد البشرية تقوم بالعمل الروتيني بدقة وثبات وتوفر التقارير اللازمة للموظفين. الأمر الذي يساعدهم لأخذ القرارات على بينة، والأهم من ذلك، في أسرع وقت مع أقل هامش للأخطاء، ولتكنولوجيا الموارد البشرية ماضي وحاضر ومستقبل.

سادسًا: رفع الكفاءة

نسبة أخطاء الآلة قليلة وتكاد تكون نادرة وذلك يقلل من الأخطاء اليدوية الشائعة التي تحدث في أغلب المؤسسات أو المكاتب. الأمر الذي من شأنه رفع تقدير الشركة ومستواها، كما سيقل مستوى الغش والخداع والفساد والمشاكل المعتادة في هذا المجال.

في النهاية، مع التطور التكنولوجي المذهل الذي شهده العالم في الآونة الأخيرة لا يمكن أن نخفي تأثير التكنولوجيا الحديثة على أداء المنظمات والشركات. حيث حملت تلك الصناعات التكنولوجية المتطورة طابع الابتكار والتطور والمرونة في التعامل. وخلقت قنوات اتصال جديدة من خلال شبكات الحاسبات والاتصالات سواء على مستوى المنظمة أو على المستوى القومي أو العالمي مما من زيادة سرعة تدفق ومعالجة وتبادل المعلومات وتطوير أساليب إدارية مساعدة المديرين على التخلص من أعباء المهام الروتينية.

هذا التطور ساعد العديد من الشركات والمنظمات على إدارة مختلف الأقسام وعلى المستويات المتعددة في الشركة بشكل أفضل. وقد أصبحت معظم هذه الشركات تبني كافة استراتيجياتها الإدارية على تكنولوجيا المعلومات، لدرجة أن كل منظمة تتخلف عن مواكبة هذا الكم الهائل من التطور.

ستلاحظ بعد فترة من الزمن أنها بدأت بالانحسار والتراجع على كافة الأصعدة، وخاصة على صعيد الجودة والتسويق، لذلك قضت الحاجة إلى الوقوف على كيفية استخدام هذه التكنولوجيا بالطريقة التي تحقق الأهداف المنشودة.

المراجع

1] تعريف التكنولوجيا حسب موسوعة ويكيبديا

2] The role of information and communication technologies in the management of modern crises in the company, By Aicwa Hiba and Hamza Ghandour, Human Resources and Development magazine, 2021

3] مساهمة تكنولوجيا المعلومات والاتصال في تحقيق أبعاد التنمية المستدامة – دراسة حالة الجزائر، سحانين الميلود، 2017

4] What is Automation?, ISA and the Automation Community, 2021

5] Benefits of Automation, Productivity Inc, 2021

6] Three Types of Automation, Norwalt, 2020

7] نظم المعلومات الادارية ( الاسس و المبادئ )، المكتبة المركزية ، الجامعة الاسلامية ،غزة